Как работать в ToolKeeper

1Что такое ToolKeeper

ToolKeeper — сервис учёта и контроля приёма-передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ): инструмента, техники, расходников. Каждый предмет заведён карточкой, у каждой карточки всегда есть ответственный сотрудник, все перемещения фиксируются в истории. Работать можно с телефона (приложение в Google Play и App Store) и с компьютера на сайте toolkeeper.io — логин и пароль одни и те же.

Основные понятия

2Быстрый старт для администратора

1. Скачайте приложение «Тулкипер — простой учёт ТМЦ» и зарегистрируйтесь по номеру телефона — вы станете главным администратором. Регистрируется только один человек от компании; остальных сотрудников заводит он.
2. В «Панели управления» создайте справочники: категории (а при необходимости бренды, статусы, должности), объекты и склады.
3. Добавьте сотрудников («Панель управления → Пользователи»): ФИО, телефон, временный пароль — и настройте каждому роли.
4. Заведите карточки ТМЦ (вручную, с фото; дорогие предметы — индивидуально, расходники — количественной карточкой).
5. Раздайте ТМЦ сотрудникам через «Приём-передача» и работайте: передачи, списания, инвентаризации, отчёты.

3Вход в систему

Регистрация нужна только главному администратору: «Попробовать бесплатно» → форма «Регистрация» (имя, телефон, e-mail — необязательно, пароль) → подтверждение кодом из СМС. Надёжный пароль: от 8 символов, заглавные и строчные буквы, цифры.

Сотрудникам регистрироваться не нужно. Учётную запись создаёт администратор; на телефон сотрудника приходит СМС со ссылкой-приглашением. Если СМС не пришла — администратор сообщает временный пароль лично, вход по номеру телефона на toolkeeper.io или в приложении.

Вход: номер телефона + пароль → «Войти».

Забыли пароль: на форме входа «Забыли пароль?» → указать номер → «Выслать код восстановления» → ввести код из СМС → задать новый пароль. Если сотрудник потерял номер телефона, привязанный к учётке, — номер актуализирует администратор в панели управления; если номер потерял сам администратор — пишите в поддержку.

Важно про VPN: при запуске приложение предупреждает — для корректной работы VPN лучше отключить.

4Главный экран и навигация

После входа вы попадаете в список ТМЦ. Вверху — название текущего рабочего пространства: нажмите на него, чтобы переключиться на другое. Слева гамбургер-меню, справа — профиль.

Разделы меню: Мои · Все · Создать · Приём-передача · История (Перемещения / Списание-пополнение) · Инвентаризация · Панель управления · Помощь · Выход. Розовая плавающая кнопка внизу справа дублирует основные пункты и добавляет «Передать ТМЦ по QR-коду».

• Мои — ТМЦ, за которые отвечаете вы (включая лежащие на складах, где вы ответственный). Вкладка есть у всех.
• Все — все ТМЦ рабочего пространства. Видна, если роль позволяет видеть все предметы компании.

На плитке карточки: фото, количество (у материалов), внутренний номер, название, ответственный, объект. Стрелка «→» в углу плитки отмечает ТМЦ на передачу; «⋮» — быстрая связь с ответственным.

Поиск и фильтры

• Лупа — поиск одновременно по названию и внутреннему номеру: запрос «W» найдёт и «WD-40», и «Шуруповёрт» с номером «W420».
• Слайдеры — фильтр по категории, бренду, складу, статусу, ответственному, объекту и наличию QR-кода. Значения в фильтре — только те, что заведены в текущем пространстве.
• Иконка QR — сканер: наведите камеру на код предмета, откроется его карточка.
• Двойная галочка «✓✓» — выделить все карточки списка на передачу; в шапке появляются счётчик и кнопка «Оформить».

5Карточка ТМЦ

Нажмите на плитку — откроется карточка: фото-карусель, имя, рабочее пространство, QR-блок, ответственный (иконка диалога — связаться), документы и файлы, «Больше информации» (бренд, категория, серийный номер, стоимость, статус, комментарий), «История карточки» и кнопка «Передать».

Меню «···» в правом верхнем углу: Редактировать · Копировать карточку (создать новую по образцу) · Пополнить (только материалы) · Списать.

При редактировании: внутренний номер меняется только с ролью «Редактировать внутренний номер», удаление фото — с ролью «Удалять фотографии». Ответственный через редактирование не меняется — только передачей; количество материалов — только пополнением и списанием.

Удаление карточки — в самом низу формы редактирования, доступно только главному администратору. Удаление необратимо и в истории не фиксируется — используйте только для карточек, созданных по ошибке.

6Создание карточек

«Создать» в меню → форма карточки. Обязательны имя и категория (категории — из справочника текущего пространства). Дальше по желанию: внутренний номер (если в пространстве включена автогенерация — проставится сам), стоимость за штуку, «Добавить больше информации» (серийный номер, бренд, статус, комментарий), документы и файлы, фото.

Карточка привязывается к текущему рабочему пространству, ответственным назначаетесь вы. Прикрепить карточку при создании можно только к складу, за который вы отвечаете.

Индивидуальная или количественная? Дорогие предметы (ноутбук, перфоратор) заводите по одной карточке на каждый экземпляр — у каждого своя история и серийный номер. Расходники (перчатки, ветошь, крепёж) — одной количественной карточкой: отметьте «Материалы и расходники», укажите количество и единицу измерения.

Фото

«Добавить фото» → «Сделать фото» (снимок → «Новое фото» для пересъёмки или «Сохранить») либо «Загрузить из галереи» (выбор снимка → кадрирование → «Обрезать»). Фото можно добавить несколько; удаление — по корзине на снимке.

7Материалы: списание и пополнение

Списать (роль «Списывать»): меню «···» карточки → «Списать» → количество (для материалов; система не даст списать больше остатка), «Куда» — объект или «Без объекта», причина, комментарий → «Списать». Применимо и к индивидуальным ТМЦ — для окончательного вывода из работы.

Пополнить (роль «Пополнять количество», только материалы): меню «···» → «Пополнить» → количество, причина, комментарий → «Сохранить».

Обе операции попадают в «Историю списаний/пополнений» и в историю карточки.

8Передача и приём

Передача — единственный способ сменить ответственного. Получатель — сотрудник или склад.

Шаг 1. Выберите, что передаёте — любым из способов:

• в списке «Мои»/«Все» нажмите стрелку «→» на нужных плитках (или «✓✓» — выбрать всё), затем «Оформить»;
• в карточке предмета — кнопка «Передать»;
• в разделе «Приём-передача», вкладка «Отдать» — «+» → «Добавить ТМЦ из списка» или «Добавить ТМЦ по QR-коду»;
• из быстрого меню — «Передать ТМЦ по QR-коду»: сканируйте подряд коды всех передаваемых предметов, счётчик покажет «Отсканировано: N», затем «Завершить».

Шаг 2. Укажите получателя. На позиции в «Отдать» нажмите «Выбрать» — откроется карточка передачи:

• рабочее пространство (для передачи в другое пространство нужна роль «Передавать между рабочими пространствами»);
• ФИО сотрудника или склад;
• объект;
• количество — для материалов (можно передать часть);
• «Без подтверждения» — если включено, получателю не потребуется принимать;
• «Применить ко всем» — задать те же параметры всем позициям списка разом;
• «Сохранить».

Шаг 3. Отправьте: кнопка «Передать (N)». Получателю придёт пуш-уведомление. До подтверждения приёма ответственность остаётся на вас, передача висит в «Отдать» со статусом «В процессе» (её можно отменить крестиком).

Приём

Раздел «Приём-передача» → вкладка «Принять». По каждой позиции можно: посмотреть предмет, добавить фото и комментарий о состоянии, принять или отказаться (отказ — с обязательным комментарием). Кнопка «Принять всё» подтверждает всё разом. «Принять по QR-коду» — отсканируйте коды только тех предметов, которые проверили вживую, и примите их выборочно.

После приёма вы — ответственный, предмет появляется в «Мои». Если список не обновился сразу — потяните его вниз (обновление) или перезапустите приложение.

Передача по QR сотрудника: включите на форме передачи переключатель «Передача по QR сотрудника», отметьте предметы, нажмите «Передать» и отсканируйте личный QR-код получателя. Если у вас есть роль «Передавать без подтверждения другим пользователям» или у получателя — «Принимать без подтверждения по QR сотрудника», передача завершится сразу, без подтверждения.

9QR-коды

QR-наклейки (комплект отправляется при покупке тарифа) сводят рутину к сканированию.

• Привязка (роль «Редактировать внутренний номер», только в приложении): наклейте код на предмет → в карточке нажмите зелёный «+» на QR-блоке → отсканируйте наклейку. Внутренний номер карточки обновится по номеру наклейки.
• Поиск: иконка QR в списке → сканируете код на предмете → открывается его карточка. Быстрый способ понять, чей это предмет и что с ним.
• Передача и приём по QR — см. раздел 8.
• Личный QR сотрудника: профиль → иконка QR. Покажите свой код коллеге — он передаст вам ТМЦ сканированием, без поиска по спискам.
• Инвентаризация по QR — см. раздел 11.

Поддерживаются QR-коды и DataMatrix.

10Истории

• История → Перемещения — все передачи текущего пространства: дата, статус (в процессе / завершена / отменена), предмет, «кто → кому», «объект → объект».
• История → Списание/пополнение — операции с количеством: «+ 5 шт», «− 3 шт», предмет, исполнитель. Нажмите запись — откроются детали (причина, комментарий, куда списано).
• Фильтр (иконка справа): по дате, ответственному, статусу или типу операции; «Применить» / «Сбросить все».
• История конкретного предмета — кнопка «История карточки» в его карточке.

11Инвентаризация

Раздел виден сотрудникам с ролью инвентаризации. Рекомендуемая периодичность — раз в месяц-квартал.

Создание («+»):

• Исполнитель — «Ответственные» (каждый отмечает свои предметы сам) или конкретный сотрудник (он один проходит всю инвентаризацию);
• Что проверяем — предметы каких ответственных или склада, какого объекта и категории попадают в сессию;
• Дата и время завершения — при наступлении срока сессия закроется автоматически;
• опция обязательного фото: исполнитель обязан сфотографировать каждый найденный предмет.

Система покажет, сколько предметов попадает под условия → «Начать инвентаризацию». Исполнителю придёт уведомление.

Прохождение (в приложении):

• отмечайте найденные предметы галочкой; отмеченные уходят в конец списка;
• предмет не найден или есть проблема — откройте позицию, добавьте фото/комментарий или «Не найден» (позиция подсветится красным);
• количественные карточки при отметке открываются сами — укажите фактическое количество → «Готово»;
• быстрее всего — кнопкой сканирования QR: наводите камеру на коды подряд, позиции отмечаются автоматически, счётчик «N из M» растёт;
• когда всё отмечено — «Завершить».

Результаты: в карточке сессии — исполнитель, счётчик «N из M», статус («завершена» / «требует внимания»), список позиций с пометками; проблемные — красным. Отчёт по инвентаризации скачивается в PDF (в веб-версии). Кнопки «Продлить» и «Отменить» — для управления активной сессией.

12Панель управления

Раздел администрирования. Каждая вкладка видна только сотрудникам с соответствующей ролью.

Пользователи (роль «Создавать/редактировать пользователей»)

• Создать («+»): имя и фамилия, актуальный телефон (по нему сотрудник будет входить; на него уйдёт СМС-приглашение), временный пароль, рабочие пространства.
• Редактировать («···» на карточке → «Редактировать»): личные данные, должность, набор ролей, доступные пространства, статус.
• Статус «Не работает» — для уволенных, чей архив нужно сохранить: вход в систему блокируется, данные остаются. Вернуть статус «Работает» можно в любой момент.
• Удалить («···» → «Удалить»): ТМЦ удалённого переходят удаляющему, его активные передачи отменяются.
• Сотрудник с правом управления пользователями не может менять и удалять учётку главного администратора.

Полная таблица ролей — в конце руководства.

Воркспейсы (только главный администратор, веб-версия)

Список пространств с числом сотрудников и ТМЦ. Создание: название и адрес обязательны; опционально — комментарий и автогенерация внутренних номеров с префиксом пространства. Удалить пространство можно, только если в нём нет ТМЦ и складов и вы в нём не находитесь.

Склады (роль «Создавать/редактировать склады»)

Создание: имя, ответственный, рабочее пространство, адрес. Ответственный за склад отвечает за все ТМЦ на нём; выбрать можно сотрудника с доступом к этому пространству. Удаление склада — только когда на нём нет ТМЦ.

Категории и бренды (роль «Создавать/редактировать категории, статусы, бренды»)

Четыре справочника: категории, бренды, статусы (ТМЦ) и должности (сотрудников). Готовой базы нет — значения заводите сами: раздел → «+» → название, тип, рабочие пространства (можно сразу несколько). Удаление созданных значений не предусмотрено, планируйте справочники аккуратно. Должность — информационное поле, на права не влияет.

Объекты (роль «Создавать/редактировать объекты»)

Список объектов пространства с числом ТМЦ. Создание: имя и ответственный. Удаление — только когда за объектом нет ТМЦ.

13Профиль и настройки

Профиль (аватар в правом верхнем углу): ID, ФИО, телефон, личный QR (иконка в шапке), список ваших рабочих пространств.

• Изменить данные: фото профиля, фамилия, имя; здесь же «Изменить пароль» (текущий → новый → подтверждение).
• Изменение номера телефона — с подтверждением СМС-кодом на новый номер.
• Настройки аккаунта → Настройки пользователя: смена языка (русский / английский), часовой пояс.
• Удаление аккаунта — на форме изменения данных. Внимание: удаляются все данные компании без возможности восстановления; операция подтверждается СМС-кодом.

14Отчёты (веб-версия)

Отчёты доступны на toolkeeper.io с компьютера, роль — «Создавать отчёты». Кнопка «Отчёт ТМЦ» на страницах «Мои»/«Все»:

• Ответственные по ТМЦ (PDF) — по выбранным сотрудникам: должность, телефон, перечень и суммарная стоимость закреплённых ТМЦ. Готов к печати — удобно под подпись при выдаче.
• Поступление/списание (Excel) — операции за выбранный период, пополнения и списания на отдельных листах, с итоговыми суммами.
• Все ТМЦ (Excel) — полная выгрузка по всем пространствам: предметы, ответственные, объекты, номера, стоимости.

Выгрузка отчётов работает даже после окончания тарифа — данные сохраняются.

15Помощь и поддержка

Раздел «Помощь» в главном меню (и кнопка на экране входа) — кнопка «Написать в Telegram»: оперативный чат с командой поддержки. Дополнительный канал — WhatsApp: +7 (960) 244-33-32.

Приложение: полная таблица ролей